Servicedesk - Ärendehantering för RG System Suite

Servicedesk - Skräddarsydd för RG System suite

RG System suite är ett europeiskt RMM-system som är modernt, driftsäkert och lätt att använda. Servicedesk är skapat för att lägga till allt som inte är inbyggt i RG System suite. Och kopplas till välkända svenska ekonomisystem.

Servicedesk har ett enkelt och lättarbetat interface som optimerat för att vara överskådligt och snabbt att använda för teknikerna. Ett workflow som följer hur man jobbar som IT-tekniker. Ett bra ärendehanteringssystem skall hjälpa teknikerna att jobba snabbare. Inte kräva att teknikerna fyller i massa onödig information bara för att fälten finns.

AI-assisterad ärendehantering

Inbyggd MCP-server så att du kan koppla egna AI-agenter (Claude, Copilot, Codex eller egna interna LLM m.m.) som hjälper teknikerna med förslag på lösningar och förslag på kundsvar.

Ärendehanteringen ger snabb översikt. Alla viktiga funktioner är direkt nåbara i toppen på skärmen. Tilldela en tekniker, knyt in användare, koppla en device till ärendet går på en sekund.

Tekniker har direkt information om allt som har hänt tidigare, fakta om kunden, fakta om den kopplade användaren och den aktuella datorn/servern.

Om du kopplar in AI-agenter så kan de söka även i gamla ärenden för att se om det redan finns lösningar på problemet.

Gränssnittet anpassar sig till om det är mailat ärende från kunden eller att automatiserat larm från RG System suite. Du kan jobba utan att ha en användare knuten på ärendet om det gäller t.ex. servrar.

Larmhantering

Larm hämtas automatisk från RG System suite och kategoriseras samt kvitteras när ärendet delegeras till en tekniker i Servicedesk. När ett ärende stängs så stängs också larmet i RG System suite

 

AI-integration

Servicedesk har inbyggd MCP-server som kan ge din egen AI-klient möjligheter att söka bland ärenden, larm, gamla larmlösningar, kunder, devicer m.m. för att se om det finns information som kan vara till hjälp för nya ärenden. Anslut din egen AI-klient. Använd den du har. Alla som stödjer agentisk AI via MCP fungerar. Du kan till och med använda lokala LMM i egen miljö om du inte vill exponera kunddata till AI-bolagen.

Hjälpa teknikern genom att skriva interna noteringar med förslag på lösningar

Din AI-agent kan (om du aktiverar skrivrättigheter för noteringar) spara ett förslag på lösningar direkt in i Servicedesk. Många kunder använder AI-agenter som jobbar på intervall och jobbar dygnet runt med att kontrollera lösningar.

Hjälpa teknikern med förslag på email-svar till kunderna.

Ibland har kunden komplicerade problem som de skickar in. AI-agenten kan skriva ett email-förslag som teknikern kan förkasta eller använda som utgångspunkt till ett svar. Moderna AI-modeller kommer söka fakta på nätet och hitta lämpliga förslag för felsökningar och hjälp.

Men AI skall inte bestämma. AI skall bara ge förslag och teknikern har sista ordet.

 

Du styr vad som gäller. Vad får AI agenten göra

MCP-servern innehåller vissa saker du du inte får ändra på såsom regler för säkerhet. Men du kan ändra eller lägga till riktlinjer för vad agenterna skall göra och hur den skall uppföra sig. Informationen om vad som finns att hämta och hur Servicedesk är uppbyggt hämtas av din AI-agent och du behöver inte lära den massa saker innan den kan börja jobba.

Importerade kunder

Sevicedesk importerar alla dina kunder från RG System suite. Du kan alltid lägga till fler manuellt om du inte har dem i RG System suite.

Kundkortet ger dig all information om användare, devicer, kontaktuppgifter och olika priser, timbankar,

Du kan uppdatera timbankar, fasta månadskostnader och olika specialpriser på kunden och välja antal licenser som du vill fakturerar varje månad. På så sätt får kunden en faktura med allt som rör månadskostnad för IT-driften.

Enheter

Servicedesk importerar alla enheter du har i RG System suite. Du kan sedan lägga till fler typer av enheter som du inte bevakar men som du vill kunna knyta ärenden till för uppföljning av gamla case

Klicka in dig på enheten för att se mer om den och se alla ärenden knuta till den.

Fakturering via Fortnox och Visma Spiris

Servicedesk har API-kopplingar mot Fortnox och Visma Spriris. Du kan fakturera både servicetimmar och fastpristjänster direkt. Servicedesk skapar ordrar och bifogar specificerade PDF:er (om man vill). En ekonom granskar och trycker på "fakturera" inifrån Fortnox och Spiris.

Du kan fakturera servicetimmar så ofta du vill. Har ni många kunder kan du fakturera varje dag om du vill när de har kommit upp i tillräckligt stora belopp. Vill du vänta och fakturera i slutet på veckan så går det bra. Du ser i listan vilka kunder som har timmar att debitera och hur mycket pengar det är per kund. Kryssa i framför kunderna du vill fakturera och klicka "Skapa faktureringsunderlag" så får du allt i Visma Spiris eller Fortnox.

Servicedesk räknar automatisk antalet devicer av olika typer och du kan fakturera månadskostnad baserat på vad som kunden har. Lägg till licenshantering om du vill att Servicedesk skall fakturera licenser (365, Backup, AV, EDR m.m.) eller andra fasta kostnader. Servicedesk har räknare på kunden där du enkelt sätter hur många licenser av olika typer de har.

Faktureringen skapar en order i Fortnox eller Spriris som du sedan fakturerar.

Fortnox

Visma Spiris

Inställningar för faktureringen

Du bestämmer hur du vill paketera tjänsterna till dina kunder. Vi har byggt systemet efter filosofin att det skall vara lätt att använda och inte tvinga in dig i någon fast form. Du kan sätta grundkostnader för olika timmar, eller fastpristjänster. Men på kundnivån kan du ändra hur det skall se ut specifikt för just den kunden. Kanske en kund har timbank med fast månadskostnad medan en annan kund betalar fasta priser per enhet och en tredje betalar bara för löpnade tjänster.

Se mer under kunder ovanför för mer information om hur man sätter prisstrukturen på en kund.

Anslutning till mailkonton

Du kan ansluta flera mailkonton via IMAP/SMTP eller Microsoft 365 (Graph API).

Om en kund mailar ett ärende till faktura@ så svarar Servicedesk från faktura@ mailar kunden support@ så svarar vi på ärendet från support@. En mailbox är alltid default. D.v.s. skapar vi ärenden via telefon och knyter in användaren så kommer de mailen alltid från default adressen.

När Servicedesk har hämtat ärenden så flyttas mailet till en separat folder "importerat". Så om du stänger av mailhämtningen i Servicedesk kan du svara som vanligt via mailboxen. Och alla support mail finns sparade om man vill plocka upp dem senare.