OBS! Dessa sidor är under ombyggnad
Klicka här för att komma till nya webbens startsida
http://www.communica.se/

Fax i nätverk

Alla företag vill skicka fax direkt från sitt nätverk. Samtidigt ökar frågorna om hur man väljer rätt faxsystem. I denna folder ger vi dig grunderna i hur man väljer och dimensionerar ett faxsystem till ditt nätverk.

Idag när alla arbetar i olika typer av windowsmiljöer har fax från datorn blivit ett enkelt sätt att skicka information direkt från din arbetsplats. Välj faxen ur listan av skrivare och skriv ut som du brukar, välj en mottagare ur listan och faxen skickas iväg, enklare än så kan det inte bli.

Efter som faxprogrammen skapar dina fax direkt från t.ex. ditt ordbehandlingsprogram så blir faxet alltid perfekt dimensionerat för faxöverföring. Alla bilder, typsnitt mm. blir alltid mycket bättre om datorn får skapa dem i rätt upplösning direkt för fax på en gång i stället för att gå via skrivaren och sedan via faxens inläsningsdel. Bilder som blir svarta och otydbara när du skickar dem via din vanliga fax blir perfekta när du skickar dem från din dator.

C:a 80% av allt vi skickar via fax kommer ursprungligen från dator, så varför skriva ut allt på papper för att sedan genast stoppa det till återvinning bara några sekunder senare?

Allt du kan skriva ut till din skrivare kan du också skicka via faxprogrammen. Faxprogrammen klarar normalt av bilder, olika typsnitt mm.

Det är precis lika lätt att skicka fax från datorn som att göra vanliga utskrifter till skrivaren, ett lättanvänt gränssnitt ger dig möjlighet att välja försättsblad och mottagare.

Spara tid och pengar – att skicka fax på vanligt vis tar normalt 9 minuter från de att du skriver ut papperet till du kommer tillbaks till ditt bord. Att skicka fax med datorbaserad fax tar under en minut av din tid. Vid bara 10 fax om dagen från ditt företag sparar du över 30.000:- i lönekostnader bara under första året. För att din investering skall löna sig redan under första året så räcker det normalt med att skicka totalt 3 fax per dag.

Har ni stått och köat vid faxmaskinen någon gång? I faxprogrammen köas alla fax i ordning om flera personer skicka fax samtidigt. Du behöver aldrig vänta på att det skall bli ledigt. Faxprogrammet tar hand om ditt fax och skickar det så fort det finns möjlighet. Du får själv ett meddelande från faxservern så fort ditt fax har kommit fram till mottagarens fax. Du kan koppla flera modem till din faxserver om du vill kunna skicka flera fax på en gång.

Här skiljer vi på två olika typer av faxprogram; Faxprogram med eget användargränssnitt och faxprogram som använder sig av t.ex. e-mail klienten som användargränssnitt.

Det vanligaste sättet att skicka fax sker genom att man skriver ut till en virtuell skrivare som skapar ett fax av utskriften. Om man använder faxprogram som är kopplade till e-mail så kan man även skicka fax som enkla text meddelanden direkt från e-mail klienten. I de flesta e-mail kopplade faxprogram kan man även bifoga dokument från Office-program t.ex. från Word, som faxservern låter konvertera och sedan skickar ut.

Fristående faxprogram med egen klient eller fax via e-mail systemet? Båda varianterna har sina fördelar och nackdelar.

Fördelar: Mycket finesser, enkelt att få en överblick av sända och mottagna fax, möjlighet att se logg-listor på sända och mottagna fax, kräver ingen e-mail server.

Nackdelar: Ett nytt program att lära sig

Fördelar: Man slipper lära sig ett till program, använd samma adresslistor för både fax och e-mail mm.

Nackdelar: Inga logg-listor över sända och mottagna fax.

I de flesta faxprogram kan du förgranska faxet innan det skickas, men normalt kan man säga att faxet blir precis som det visas på skärmen.

Det finns flera sätt att distribuera inkommande fax till rätt person vi kan ta dem i funktions ordning.

Beskrivning: Kräver ett ISDN-baserat system. Alla användare får sitt eget faxnummer.

Krav: ISDN-kort med fax stöd, ISDN abonnemang och virtuell telefonnummerserie.

Fördelar: Mycket enkelt att använda. Man kan dela ut sitt eget faxnummer.

Nackdelar: Priset

Prisbild: ISDN-kort c:a 4000:-, ISDN-abonnemang c:a 2000:- (200:-/mån), telefonnummerserie á 10 nummer c:a 3000:- (220:-/mån)

Beskrivning: Användarna kan titta på inkommande fax och skickar vidare till berörda personer.

Fördelar: Faxen kommer rätt. Ingen extra hårdvarukostnad.

Nackdelar: Faxen blir inte privata. Alla kan se inkommande fax.

Prisbild: Ingen extra kostnad

Beskrivning: En eller flera användare tittar på inkommande fax och skickar vidare till berörda personer.

Fördelar: Faxen kommer rätt. Ingen extra hårdvarukostnad.

Nackdelar: Personalkrävande

Prisbild: Ingen extra kostnad

Beskrivning: Baserar sig på den avsändande faxens ID-nummer.

Krav: Kunden skall ha satt sitt faxnummer eller ID i sin fax.

Fördelar: Ingen extra kostnad.

Nackdelar: Alla fax från ett företag går alltid till samma person. Avsändaren kan inte bestämma mottagaren.

Prisbild: Ingen extra kostnad

Beskrivning: Efter modemet har svarat så slår man ytterligare siffror.

Krav: Ett faxmodem som stödjer DTMF-mottagning

Fördelar: Billigt sätt för automatisk routing.

Nackdelar: Svårt att använda i dagligt bruk, kräver mycket av avsändaren.

Prisbild: c:a 100:- extra för ett modem som kan ta emot DTMF

Beskrivning: OCR står för optisk teckenigenkänning och går ut på att man med hjälp av ett OCR-program försöker tolka en grafisk sida till en text. OCR-routing ger dig möjligheten att välja mottagare baserat på matchning av textstycken på en faxsida. Faxprogram brukar bara basera OCR-routingen på första fax-sidan.

Fördelar: Inkommande routing till en ganska billig kostnad.

Nackdelar: Klarar bara maskinskriven text. En viss felmarginal; tänk dig att ni får in ett fax där det på försättsbladet står en text som handlar om hur man skall säga upp Nisse, om nu Nisse är ett av sökorden för en matchning som man lagt in för användare Nisse så kommer faxet även till honom.

Prisbild: OCR-modul ligger på c:a 2500:- till kund. (FAXmaker)

Beskrivning: Används när man har flera modem. Vanligast förekommande vid olika avdelningar som tidigare hade egna faxar/faxnummer.
Kan kombineras med övriga metoder.

Fördelar: Faxen kommer rätt. Ingen extra hårdvarukostnad.

Nackdelar: Varje ny routing-addressat kräver eget modem.

Prisbild: Ingen extra kostnad

Många företag är intresserade av att integrera fax i t.ex. sitt ordersystem för automatiska orderbekräftelser, bokningar, inköpsordrar mm. Detta kan lösas med vissa faxprogram som kan ta in information om faxnumret direkt i utskriften. Program som t.ex. FaxWare och Tobit David klarar ett 50-tal olika kommandon som kan skickas direkt i utskriften antingen via Windows-faxskrivaren eller direkt till en printer kö (t.ex. DOS program).

Hur dimensionerar jag ett faxsystem?

Att skicka en faxsida i hög upplösning tar c:a 1 minut.

Vid normal trafik räcker ett modem till c:a 70 användare vid utgående trafik.

Om man även vill använda sitt faxprogram för inkommande fax bör man fundera på att sätta ett separat modem för inkommande fax, speciellt om man är över 30 användare eller om man får mycket fax.

Skickar man stora mängder fax eller jobbar med faxutskick så kan man enkelt beräkna hur många modem man behöver genom att ta reda på hur många fax man vill skicka på en viss tidsperiod. Vill man t.ex. göra ett ensidigt faxutskick till 500 mottagare inom 3 timmar så tar man till formeln 500 x 1 / (3 x 60) = 2,8 ([antal fax] x [antal minuter per fax] / ([antalet timmar] x 60)) vilket ger att det behövs 3 modem för att klara detta.

Ett faxdokument tar c:a 40-60KB per sida. vissa program kan komprimera äldre fax för ytterligare minska storleken. D.v.s 1000 faxsidor tar c:a 50MB hårddiskutrymme.

Den vanligaste typen av hårdvara är ett faxmodem. Med du har flera alternativ beroende på vilken anslutning till telenätet du har och beroende på hur mycket fax du skickar eller tar emot.

I normala fall räcker vanliga faxmodem (vi rekommenderar MultiTech MT5656ZDX och MT5634ZBA) utmärkt. Kravet är att modemen har faxclass 2. Se upp med USRobotics modem som brukar vara lite speciella i sin implementation av faxclass 2.0 stödet.

Faxclass 1 modem rekommenderas ej även om det finns drivrutiner i flera program. Faxclass 1 drar för mycket CPU-kraft och belastningen av servern blir för hög.

Ett alternativ är intelligenta faxkort med inbyggd CPU. Dessa kort kan vara bra för den som behöver skicka eller ta emot stora mängder fax (mer än 300 fax per timme) och har en äldre dator med begränsad CPU.

Det tredje alternativet är ett ISDN kort som ansluts till det digitala ISDN-nätet. ISDN kortet ger dig möjligeter till DID routing samt klarar ävan annan trafik än bara fax, t.ex. röst (används t.ex i Tobit David)

ISDN-korten måste vara aktiva d.v.s ha en egen CPU som sköter faxtrafiken. Detta gör att även ISDN kortet avlastar datorns CPU.

Faxar klarar normalt av köra i 9600 eller 14400 bps. Idag finns även faxar som klarar 33600 bps men det stora flertalet är fortfarande bara 9600 bps.

Vi rekommenderar MultiTechs modem. De har visat sig fungera bra med de flesta faxsystem. Vi rekommenderar MultiTech MT5634ZBA eller MT5656ZDX.

Om man vill investera i intelligenta faxkort så Eicon eller Brooktrout-korten.

Läs mer om våra faxprogram:

FAXmaker for Exchange/SMTP/Lotus
Tobit FaxWare
Tobit David

Om ni vill använda våra utbildningstexter i eget material så går det alldeles utmärkt. Materialet är fritt att använda och ni kan ombearbeta så att det passar era behov. Om ni publicerar materialet i befintligt skick bör författare anges: "Författare: Johan Näslund, Communica". Om materialet publiceras omarbetat bör källa anges: "Källa: Communica"

Communica Datadistribution AB Gårdsvägen 7 H 169 70 Solna
Tel 08-441 35 30 Fax 08-441 35 31 Email info@communica.se